Chi mette un'AI in azienda resta il titolare del trattamento dei dati che ci passa dentro: clienti, dipendenti, fornitori. Il GDPR non ha un capitolo sull'intelligenza artificiale, e non ne ha bisogno: valgono le regole di sempre su responsabili, trasferimenti, registri e valutazione d'impatto. Il problema è che molti contratti per l'AI arrivano già scritti dal fornitore. Qui trovi le domande da fargli prima di firmare, con l'articolo del GDPR a cui si legano, e cosa dovresti sentirti rispondere. È informazione, non consulenza: le risposte vanno lette con il tuo DPO o con il consulente privacy.

Perché il GDPR c'entra con l'AI

Tre fatti lo spiegano meglio di una teoria.

  • Il 18 dicembre 2024 il Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) ha adottato il parere 28/2024 sui modelli di AI. Dice tre cose. Un modello addestrato con dati personali non è anonimo per il solo fatto di essere un modello. L'interesse legittimo come base giuridica va verificato con il test in tre passi. Se un modello è stato sviluppato con dati trattati illecitamente, questo può pesare sulla liceità del suo uso, salvo che sia stato reso anonimo. La valutazione spetta alle autorità nazionali, caso per caso.
  • Il 30 gennaio 2025 il Garante privacy ha limitato in via d'urgenza il trattamento dei dati degli utenti italiani da parte delle società che forniscono DeepSeek, dopo una risposta alle sue richieste giudicata «del tutto insufficiente». Un fornitore che non sa dire cosa fa con i dati è un problema anche per chi lo usa.
  • Il 30 luglio 2025 lo stesso Garante ha lanciato un allarme sui referti medici caricati nelle piattaforme di AI, invitando a leggere l'informativa per capire se i dati vengono cancellati, conservati o usati per addestrare gli algoritmi. Per i servizi sanitari il Garante aveva già pubblicato, nel 2023, un decalogo che chiede tra l'altro una base giuridica chiara, la protezione dei dati fin dalla progettazione, ruoli di titolare e responsabile definiti, la valutazione d'impatto e la supervisione umana.

Il filo comune: non conta solo cosa fa l'AI, conta dove stanno i dati, chi li tratta e con quale contratto.

Le 12 domande da fare al fornitore

Valgono per un abbonamento online, per un software con l'AI dentro e per un'AI installata da te. Falle per iscritto: una risposta scritta è già metà della documentazione che ti serve.

Dove stanno i dati

  1. In quale Paese sono i server che conservano documenti e conversazioni? Se è fuori dall'Unione europea, è un trasferimento verso un Paese terzo: capo V del GDPR, articolo 44 e seguenti. Serve una base per il trasferimento, e il Paese va scritto nel registro dei trattamenti (articolo 30).
  2. Dove avviene l'elaborazione? Un fornitore può conservare i dati in Europa ed elaborarli altrove, anche solo per un passaggio, come l'estrazione del testo da un PDF. Chiedi se ogni passaggio resta nella stessa regione.
  3. Chi sono i sub-fornitori e dove sono? Il responsabile può ricorrere ad altri responsabili solo con la tua autorizzazione, specifica o generale, e deve informarti dei cambi (articolo 28, paragrafo 2). Chiedi l'elenco.

Cosa fa con i dati

  1. I miei dati vengono usati per addestrare i modelli? Per impostazione predefinita o su opzione? Vale anche per i file caricati e per i feedback sulle risposte? Le pagine dei grandi fornitori distinguono piani personali e aziendali: fatti indicare la pagina e la data.
  2. Per quanto tempo li conserva, chi decide, e come si cancellano? Il contratto deve dire cosa succede ai dati alla fine del servizio: cancellazione o restituzione (articolo 28, paragrafo 3).
  3. Chi, presso il fornitore, può leggere le mie conversazioni e in quali casi? Le persone autorizzate devono essere vincolate alla riservatezza (articolo 28, paragrafo 3). «Nessuno» è una risposta rara e va messa per iscritto; «dipendenti autorizzati, per assistenza e abusi» è una risposta onesta.

Chi vede cosa, in azienda

  1. Ci sono permessi per utente e per documento? L'assistente deve mostrare solo ciò che quella persona può già aprire. Se i permessi sono quelli delle tue cartelle, prima sistemali.
  2. C'è un registro degli accessi? Chi ha chiesto cosa, quando, su quale documento. Serve per rispondere a un interessato, per un controllo e per capire cosa è successo dopo un incidente.
  3. Posso esportare tutto e andarmene? Documenti, conversazioni e registri, in un formato leggibile. Senza, il fornitore decide anche quando finisce il contratto.

Le carte

  1. Firma un contratto da responsabile del trattamento? L'articolo 28, paragrafo 3, dice cosa deve contenere: istruzioni documentate, riservatezza, misure di sicurezza, regole sui sub-fornitori, assistenza per i diritti degli interessati, cancellazione a fine servizio, verifiche. Un fornitore che offre solo le sue condizioni generali non basta.
  2. Mi aiuta con la valutazione d'impatto? L'articolo 35 la richiede quando il trattamento può presentare un rischio elevato, in particolare con nuove tecnologie e con dati sanitari o giudiziari su larga scala. Il responsabile deve assistere il titolare anche in questo (articolo 28, paragrafo 3). Chiedi la documentazione tecnica che ti serve per compilarla.
  3. Che modello usa, è aperto o chiuso, e cosa succede quando cambia? Con un modello chiuso che il fornitore aggiorna quando vuole, il trattamento che hai valutato oggi non è quello di domani. Chiedi se puoi scegliere il modello e tenerlo.

Le risposte che dovresti sentire

Un fornitore serio risponde per iscritto, nomina il Paese e i sub-fornitori, indica i giorni di conservazione, allega il contratto da responsabile e la pagina ufficiale con la data. Risposte come «siamo conformi al GDPR» senza documenti, «i dati sono al sicuro nel cloud» senza dire dove, o «non facciamo addestramento» senza distinguere piani e feedback, non sono risposte. Un «no» chiaro, per esempio «non offriamo la conservazione in Italia», vale più di un sì vago: ti permette di decidere.

La regola interna: una pagina basta

Le domande al fornitore servono a poco se in azienda ognuno usa l'account personale che preferisce. Una policy sull'uso dell'AI in azienda può stare in una pagina:

  • gli strumenti ammessi, con il piano e l'account da usare (aziendale, mai personale);
  • cosa non si carica mai: dati di clienti, dipendenti e pazienti, contratti con clausole di riservatezza, documenti d'identità, credenziali, segreti aziendali;
  • chi approva uno strumento nuovo e con quale lista di domande (questa);
  • come si segnala un errore, per esempio un documento caricato per sbaglio, così che il titolare possa valutare se è una violazione da notificare al Garante (articolo 33);
  • chi aggiorna il registro dei trattamenti con il nuovo strumento;
  • la data della prossima revisione.

Dove stanno i dati nell'AI privata

Con un'AI privata le dodici domande hanno risposte corte, perché i dati non partono. I modelli sono aperti e girano su un server in Italia, che sia nella tua sede, dedicato a te a noleggio in un data center italiano, o condiviso con i dati separati per azienda. Documenti, conversazioni e registri restano lì; gli assistenti hanno i documenti, gli strumenti e i permessi che decidi tu. Le carte restano da fare: il registro, la valutazione d'impatto se serve, il contratto con chi gestisce la macchina. Cambia quanto è facile rispondere. Dove stanno i dati e chi li vede nell'AI privata →

Se l'AI deve leggere il gestionale o il CRM, la domanda 4 e la 7 valgono anche per quel collegamento: guarda come lo facciamo nelle integrazioni. Per fare le dodici domande a noi, raccontaci il tuo caso: ti ricontattiamo.

Domande frequenti

I dati usati nei sistemi di AI devono essere conformi al GDPR?

Sì. Il GDPR si applica a ogni trattamento di dati personali, con qualunque strumento. Il parere 28/2024 dell'EDPB lo conferma anche per i modelli: un modello addestrato con dati personali non è automaticamente anonimo e la base giuridica va dimostrata.

Serve una valutazione d'impatto per usare un'AI in azienda?

Dipende dal trattamento, non dallo strumento. L'articolo 35 la richiede quando c'è un rischio elevato per le persone, in particolare con nuove tecnologie e con categorie particolari di dati su larga scala. Un'AI che risponde su orari e listini e un'AI che legge cartelle cliniche sono due casi diversi. Decidilo con il DPO.

E l'AI Act?

Il regolamento europeo sull'AI aggiunge obblighi propri, per esempio dire alle persone che stanno parlando con un'AI. Qui non lo trattiamo: è un'altra lista di domande, da fare al consulente.

Il Garante ha delle linee guida sull'AI?

Per i servizi sanitari c'è il decalogo del 2023. Per tutti valgono i provvedimenti e i comunicati, come quello sui referti medici del luglio 2025 e la limitazione del trattamento imposta a DeepSeek del gennaio 2025. Li trovi sul sito del Garante, con la data: citala quando li usi.

Fonti: Regolamento (UE) 2016/679, articoli 9, 28, 30, 33, 35 e 44 (EUR-Lex) · EDPB, EDPB opinion on AI models: GDPR principles support responsible AI (18 dicembre 2024) · Garante privacy, Referti medici e IA, allarme del Garante privacy sui rischi di un uso scorretto (30 luglio 2025) · Garante privacy, Decalogo per la realizzazione di servizi sanitari nazionali attraverso sistemi di Intelligenza Artificiale (10 ottobre 2023) · Garante privacy, Intelligenza artificiale: il Garante privacy blocca DeepSeek (30 gennaio 2025).